Yurtdışı kurumsal otel rezervasyonu, iş amacıyla seyahat eden çalışan, yönetici ve grupların konaklamasının şirket politikasına uygun biçimde planlanması, sözleşmeye bağlanması ve seyahat boyunca yönetilmesidir. Bireysel bir rezervasyon sitesinden farkı üç noktadadır: konaklama toplantı yeri ve iş programıyla birlikte seçilir, grup rezervasyonlarında oda bloğu ve iptal koşulları pazarlıkla belirlenir ve bir sorun olduğunda muhatap otel değil sizin adınıza hareket eden operasyon ekibidir. Bu sayfa yurtdışı kurumsal konaklamayı nasıl yönettiğimizi anlatıyor.
Yurtdışında iş oteli nasıl seçilir?
- Konum: Görüşme yapılacak ofislere, fuar alanına ya da havalimanına uzaklık. Büyük şehirlerde yanlış konum günde bir-iki saat ulaşım kaybı demektir.
- Çalışma altyapısı: Güvenilir internet, odada çalışma masası, iş merkezi ve kısa görüşmeler için kiralanabilen küçük toplantı odası.
- Esneklik: Erken giriş, geç çıkış ve son dakika tarih değişikliği koşulları.
- Politika uyumu: Şirketin otel standardı ve gecelik bütçe tavanı; kahvaltı ve vergilerin fiyata dahil olup olmadığı.
Grup konaklamasında oda bloğu nasıl yönetilir?
10 odanın üzerindeki rezervasyonlar otel için grup rezervasyonudur ve bireysel fiyatlardan farklı bir sözleşmeyle yapılır. Sözleşmede dört madde mutlaka yazılı olmalıdır: son isim listesi tarihi, kullanılmayan oda için ödenecek bedel oranı (attrition), iptal takvimi ve ödeme planı. Katılımcı listesi geç netleşen programlarda blok kademeli olarak küçültülebilecek şekilde pazarlık edilir. Rooming list, oda tipleri, tek-çift kişilik dağılım ve özel talepler (yakın oda, erişilebilir oda, sigarasız kat) bizim tarafımızdan yönetilir ve otelle tek kanal üzerinden paylaşılır.
Toplantı ve konaklama aynı otelde mi olmalı?
Genellikle evet: katılımcılar sabah ulaşım derdi yaşamaz, salon ve oda aynı sözleşmede toplandığında paket fiyat avantajı oluşur, akşam programı ve kahve araları daha rahat yönetilir. Ancak şehir merkezindeki butik otellerde salon kapasitesi sınırlıysa konaklama ve toplantı farklı mekânlarda planlanır ve arada transfer kurulur. İki seçeneğin karşılaştırması için yurtdışı toplantı organizasyonu sayfasına ve otel toplantı paketi mi organizasyon şirketi mi yazısına bakabilirsiniz.
Yönetici rezervasyonlarında neye dikkat ediyoruz?
Yönetici seyahatlerinde öncelik esneklik ve öngörülebilirliktir. Oda tipi, yüksek kat ya da sessiz oda tercihi, sadakat programı numarası ve özel talepler profil olarak tutulur ve her rezervasyonda otomatik uygulanır. Geç varışlarda oda garantilenir, erken giriş gerekiyorsa bir gece önceden rezervasyon alternatifi sunulur. Görüşme programı değiştiğinde otel süresi operasyon hattı üzerinden uzatılır ya da kısaltılır.
Fuar ve kongre dönemlerinde konaklama nasıl bulunur?
Büyük fuar haftalarında şehirdeki otel doluluğu ve fiyatları belirgin şekilde artar; bazı şehirlerde minimum konaklama süresi uygulanır. Bu dönemler için oda bloğu fuar takvimi açıklanır açıklanmaz opsiyonlanır ve fuar alanına toplu taşıma ya da servis bağlantısı olan alternatif bölgeler değerlendirilir. Fuar paketleri için fuar takvimine bakabilirsiniz.
Hangi destinasyonlarda konaklama ayarlıyoruz?
Avrupa, Balkanlar, Kafkasya, Körfez ve Uzak Doğu'daki tüm iş merkezlerinde. Hazır kurgulu programlarımızdan Dubai, Bakü, Budapeşte ve Londra konaklama ile toplantıyı birlikte kapsar. Tüm hizmet kalemleri için yurtdışı kurumsal seyahat sayfasına bakabilirsiniz.
Teklif süreci nasıl işler?
Şehir, tarih, oda sayısı, otel standardı, bütçe tavanı ve görüşme ya da toplantı adresi paylaşıldığında iki-üç otel seçeneği konum, iptal koşulu ve dahil hizmetlerle karşılaştırmalı olarak sunulur. Onay sonrası rezervasyon, rooming list ve ödeme planı bizim tarafımızdan yürütülür; fatura şirket adına kesilir. Talebinizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz.
