Yurt dışı şirket gezisi organizasyonu; uçuş, vize, otel, transfer, rehberli şehir programı, ekip etkinlikleri ve ödül gecesinin tek bir sözleşme altında planlandığı kurumsal seyahattir. En sık kullanım amacı, satış ve bayi hedeflerini tutturan çalışanları ödüllendiren yurtdışı incentive turlarıdır; yıl sonu teşekkür gezileri, yönetim ekibi buluşmaları ve şirket yıl dönümü programları da bu başlıkta planlanır.
Yurt dışı şirket gezisi hangi durumlarda tercih edilir?
- Satış ve bayi incentive'i: dönem başında ilan edilen hedefi tutturanlar için 3-5 günlük ödül seyahati.
- Yıl sonu ya da proje sonu teşekkürü: tüm ekibin katıldığı, vizesiz ya da kısa uçuşlu rotalarda 2-4 günlük programlar.
- Yönetim ekibi buluşması: yarım günlük strateji oturumlarının şehir programıyla birleştirildiği, 8-25 kişilik gruplar.
- Kuruluş yıl dönümü: geniş katılımlı, gala yemeği ve ödül töreniyle kapanan programlar.
Hangi rotalar öne çıkıyor?
Vizesiz ve kısa uçuşlu rotalar: Belgrad, Tiflis, Batum, Bakü ve Balkan başkentleri, vize süreci olmadan kısa sürede planlanabildiği için kalabalık gruplar ve yakın tarihli programlar için uygundur (vize koşulları her programda katılımcıların pasaport türüne göre ayrıca teyit edilir).
Avrupa klasikleri: Roma, Paris, Prag, Viyana, Budapeşte ve Barselona; Schengen vizesi gerektiği için en az 8-12 hafta önceden planlama ister.
Premium ve uzun uçuşlu rotalar: Dubai ve Singapur, en yüksek performans grubuna ayrılan ödül programlarında tercih edilir.
Organizasyon hangi kalemleri kapsar?
- Grup uçuş bloğu ya da charter, bilet ve koltuk planı
- Vize başvuru takvimi ve evrak listesi (karar konsolosluğa aittir)
- Otel seçimi, oda dağılımı ve grup sözleşmesi
- Havalimanı karşılama, transferler ve şehir içi araç planı
- Türkçe rehberli şehir programı, ekip etkinlikleri ve serbest zaman
- İsteğe bağlı toplantı salonu, teknik ekipman ve tercüman
- Gala ya da ödül gecesi, sahada Türkçe konuşan koordinatör
Programda sektörünüze uygun kurum ve şirket ziyaretleri talebinize göre planlanmaya çalışılır; ev sahibinin onayına ve takvimine bağlıdır ve garanti edilmez. Ödül programı dışındaki iş seyahatleri (toplantı, fuar, yönetici seyahatleri) için yurtdışı kurumsal seyahat sayfasına bakabilirsiniz.
Ne kadar önceden planlanmalı?
Vizesiz rotalarda 4-6 hafta, Schengen rotalarında 8-12 hafta, 100 kişiyi aşan gruplarda ve bayram, fuar ya da yaz sezonuna denk gelen tarihlerde 4-6 ay önceden planlama önerilir. Grup uçuş bloğu ve otel opsiyonu, katılımcı listesi kesinleşmeden önce tutulur; isim listesi vize ve bilet takvimine göre sonradan tamamlanır.
Teklif için hangi bilgiler gerekiyor?
Tahmini kişi sayısı, tarih aralığı, kalkış şehri ya da şehirleri, programın amacı (incentive, teşekkür, yönetim buluşması) ve tercih edilen rota ya da vize durumu ilk görüşmede netleştirilir. Bu bilgilerle iki ya da üç rota önerisi, kalemleri ayrıştırılmış teklifle birlikte iletilir. Incentive kurgusunun ayrıntıları için incentive tur nedir yazısına, talebiniz için teklif formuna bakabilirsiniz.
Hedef, kazanma kriteri ve duyuru planıyla bir ödül gezisinin nasıl kurgulandığını satış ekibi için incentive programı nasıl kurulur rehberinde anlattık. Vize sürecini kısaltmak isteyen ekipler için vizesiz yurt dışı şirket gezisi rotalarına da bakabilirsiniz.
