Yurtdışı kurumsal seyahat, bir şirketin çalışanları, yöneticileri ya da heyetleri için iş amacıyla yurtdışında düzenlediği seyahatin bütün kalemlerini kapsar: uçak bileti, otel, havalimanı transferi, şoförlü araç ya da araç kiralama, toplantı salonu, tercüman, vize ve seyahat sigortası. Şirketlerin en sık yaşadığı sorun bu kalemlerin farklı tedarikçilerden ayrı ayrı alınması ve bir aksaklıkta kimin sorumlu olduğunun belirsiz kalmasıdır. Kurumsal Geziler bu kalemlerin tamamını tek sözleşme, tek fatura ve 7/24 ulaşılabilen tek operasyon hattıyla yönetir. İki kişilik bir yönetici görüşmesinden 300 kişilik bir yurtdışı bayi toplantısına kadar aynı model uygulanır; TÜRSAB 12558 belgesiyle 2015'ten bu yana faaliyetteyiz.
Yurtdışı kurumsal seyahatte hangi hizmetleri veriyoruz?
- Uçak bileti ve charter: Yönetici biletleri, grup uçuş bloğu, isim değişikliği esnekliği, bagaj ve ekipman planı, charter.
- Otel ve kurumsal konaklama: Kurumsal tarife, oda bloğu, rooming list, erken giriş ve geç çıkış, toplantı ile konaklamanın aynı otelde toplanması.
- Transfer ve araç kiralama: Havalimanı karşılama, VIP ve grup transferi, program boyunca şoförlü araç, gerektiğinde şoförsüz araç kiralama.
- Toplantı ve salon organizasyonu: Salon, teknik ekipman, simultane çeviri altyapısı, kayıt masası, ikram ve gala yemeği.
- Tercüman: İş görüşmesi, fabrika ziyareti ve fuar için ardıl tercüman; konferans ve toplantı için simultane tercüman.
- Vize ve belgeler: Belge listesi, otel ve davet yazıları, randevu takibi ve başvuru dosyasının kontrolü.
- Güvence: Seyahat sigortası, sahada koordinatör, acil durum planı ve 7/24 operasyon hattı.
Hangi yurtdışı seyahat türlerini düzenliyoruz?
Yönetici ve heyet seyahatleri
2-15 kişilik yönetim ekipleri, yönetim kurulu toplantıları, yatırımcı görüşmeleri ve resmî heyet ziyaretleri. Bu seyahatlerde esneklik ve gizlilik önceliklidir: tarifeli uçuş, iş otelleri, şoförlü araç ve görüşme saatlerine göre kurulan bir hareket planı. Program değişikliği seyahat sırasında operasyon hattı üzerinden yönetilir.
Yurtdışı toplantı ve bayi buluşmaları
30-300 kişilik bölge toplantıları, bayi buluşmaları ve lansmanlar. Uçuş bloğu, otel bloğu, salon ve gala tek plan altında yürütülür. Dubai, Bakü ve Budapeşte toplantı programları hazır kurgulardır; bayi toplantısı akışı bayi toplantısı organizasyonu sayfasında.
İnceleme, benchmark ve fuar gezileri
Sektör ziyareti, fabrika ve teknoloji merkezi turları ile yurtdışı fuar ziyaretleri. Londra finans, Amsterdam inovasyon ve Singapur teknoloji gezileri bu türün örnekleridir. Fuar tarihleri ve paketleri için fuar takvimine, KOSGEB desteği için KOSGEB yurtdışı iş gezisi rehberine bakabilirsiniz.
Ödül ve incentive seyahatleri
Hedefi aşan satış ekipleri ve bayiler için yurtdışı ödül programları: Roma, Paris ve Belgrad gibi rotalar. Kurgu ve kriter tasarımı yurtdışı incentive turları sayfasında.
Vize gerektiren ülkelerde süreç nasıl yönetilir?
Yurtdışı seyahat takvimini en çok vize belirler. Schengen ülkeleri, İngiltere, Birleşik Arap Emirlikleri ve Uzak Doğu'nun bir bölümü için başvuru gerekir; Gürcistan, Sırbistan ve Balkanların bir bölümü ise Türk vatandaşları için vizesizdir. Vize gereken programlarda belge listesini, otel ve davet yazılarını, randevu takibini ve dosya kontrolünü biz yürütürüz; başvuru kişiye özeldir ve sonuç ilgili makamın takdirindedir. Katılımcı listesi geç netleşecekse vizesiz destinasyonlar planlama riskini ortadan kaldırır. Adım adım hazırlık listesi yurtdışı iş seyahati checklist'inde.
Hangi şehirler yurtdışı toplantı için öne çıkıyor?
Uçuş süresi, vize durumu ve toplantı altyapısı birlikte değerlendirildiğinde Türk şirketlerinin en sık seçtiği şehirler şöyle gruplanır: vizesiz ve kısa uçuşlu Tiflis, Batum ve Belgrad; kültürel yakınlığı olan Bakü; Körfez pazarının merkezi Dubai; Avrupa'da Budapeşte, Roma, Paris, Amsterdam ve Londra. Şehir seçimini amaca göre karşılaştırmak için yurtdışı toplantı şehirleri rehberine bakabilirsiniz.
Seyahat politikası, onay ve raporlama nasıl işler?
Teklif şirketinizin seyahat politikasına göre hazırlanır: uçuş sınıfı, otel standardı, tek kişilik oda hakkı, harcırah ve onay zinciri ilk görüşmede alınır. Satın alma süreci için tedarikçi formu, vergi levhası, TÜRSAB belgesi ve sigorta bilgisi paylaşılır. Seyahat sırasında program değişiklikleri operasyon hattı üzerinden yönetilir; dönüşte katılımcı, bütçe gerçekleşmesi ve talep edilirse karbon etkisi raporlanır. Fatura şirket adına tek kalem ya da kalem kalem kesilebilir.
Seyahat sırasında bir sorun çıkarsa ne olur?
Uçuş iptali, kaçırılan aktarma, otelde oda sorunu ya da diğer acil durumlarda ilk muhatap operasyon hattıdır. Grup programlarında sahada Türkiye'den giden bir koordinatör bulunur; yönetici seyahatlerinde koordinasyon uzaktan, gerektiğinde destinasyondaki partner üzerinden yürütülür. Alternatif uçuş, otel değişikliği ve program kaydırma kararları şirketin belirlediği yetkiliyle eş zamanlı paylaşılır. Seyahat sigortası kapsamı teklifte yazılı olarak gösterilir.
Teklif süreci nasıl işler?
Tarih, destinasyon, kişi sayısı, kalkış şehirleri, seyahatin amacı ve politika kuralları ilk görüşmede netleştirilir. Uçuş, otel, transfer, salon, tercüman ve program kalemleri ayrı satırlarda gösterilen teklif iletilir; onaydan sonra uçuş ve otel opsiyonları kesinleştirilir, vize ve isim listesi süreci başlar. Yönetici seyahatlerinde tarifeli uçuş seçenekleri aynı gün, grup programlarında kalemleri ayrıştırılmış teklif 24 saat içinde iletilir. Talebinizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz.
