Kurumsal Gezi Sözleşmesinde Kontrol Edilmesi Gereken 9 Madde

Kurumsal gezi sözleşmeleri çoğu kurumda hızlı imzalanır. Program heyecan verici, tarih yaklaşıyor, fiyat üzerinde anlaşılmış. Sözleşme bu aşamada bir formalite gibi görünür.

Oysa sözleşmenin işlevi programın iyi gittiği senaryoda değil, gitmediği senaryoda ortaya çıkar. Aşağıdaki dokuz madde, sorun çıktığında tartışmanın nereye gideceğini belirler.

1. İptal takvimi tek eşikli mi, kademeli mi?

"Programdan 15 gün önce iptalde ücret iadesi yapılmaz" tarzı tek eşikli maddeler her iki taraf için de kötüdür. Gerçekçi bir sözleşmekademelibir takvim içerir ve kademeler acentenin kendi taahhütlerinin geri dönülemez hale geldiği tarihlere bağlanır: otel serbest bırakma tarihi, araç tahsisi, mekân kaparosu.

Kontrol edin: kademeler tarih olarak açıkça yazılmış mı, yoksa "makul süre" gibi yoruma açık mı?

2. Kişi sayısı toleransı tanımlı mı?

Kurumsal programlarda katılımcı sayısı son haftaya kadar oynar. Sözleşme şunu yazmalı:kesin sayı hangi tarihte kilitlenirve o tarihe kadar sayı yüzde kaç oynarsa fiyat değişmez.

Bu madde yoksa, katılımın yüzde on düşmesi programdan iki hafta önce ticari bir pazarlığa dönüşür. Tolerans bandı yazılıysa böyle bir pazarlık hiç başlamaz.

3. Erteleme hakkı var mı?

Kurumsal alıcı için erteleme çoğu zaman iadeden değerlidir. Sözleşme, programın iptal yerinetaşınabileceğinive hangi koşullarla taşınacağını söylüyor mu? Yeni tarih için fiyat farkı nasıl hesaplanır, kaç kez ertelenebilir?

Bu madde pandemi sonrası standart hâle geldi ama hâlâ birçok sözleşmede yok.

4. Mücbir sebep nasıl tanımlanmış?

Mücbir sebep maddesi genellikle kopyala-yapıştır bir paragraftır ve iki soruyu cevaplamaz:kim karar verirvesonuç ne olur?

Hava koşulu nedeniyle iptal edilen bir tekne programında kararı kim verir, ne zamana kadar verir, alternatif program devreye girer mi, girmezse bedel iade mi edilir yoksa alacak mı yazılır? Bunlar yazılmamışsa, o an tartışılır.

5. Alternatif senaryo sözleşmede mi, tekliflerde mi?

Açık hava programları, tekne, balon ve teras etkinliklerinde alternatif plan teklifte anlatılır ama sözleşmeye girmez. Girmeli — ve alternatifinmaliyet farkıda birlikte yazılmalı.

Kontrol edin: alternatife geçiş kararının son tarihi belirtilmiş mi? "Etkinlikten 48 saat önce" gibi net bir eşik, iki taraf için de en iyi çözümdür.

6. Sigorta neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor?

Acentenin mesleki sorumluluk sigortası, katılımcıların seyahat sigortası değildir. Üç sınırı ayrı ayrı netleştirin:

• Acente poliçesi neyi, hangi limite kadar karşılıyor?
• Aktivite bazlı ek teminat gerekiyor mu? (Su sporları, yüksek irtifa ve macera formatları genel poliçelerin dışında kalabilir.)
• Kurumun kendi seyahat sigortasına ne kalıyor — sağlık, tahliye, kişisel eşya?

Fiziksel aktivite içeren programlarda poliçeyi adıyla isteyin; genel bir güvence beyanı yeterli değildir.

7. Alt yüklenici kim, sorumluluk kimde?

Her acente bir kısmını alt yükleniciye verir; bu normaldir. Anormal olan, sözleşmede bunun hiç geçmemesidir. Ulaşım, catering veya aktivite alt yükleniciye veriliyorsa,hizmet kusurunda muhatabınızın kim olduğuyazılı olmalı.

İstediğiniz cevap "hepsini biz yapıyoruz" değil, "şu kalemleri alt yükleniciyle yürütüyoruz ve sorumluluk bizde kalıyor" olmalı.

8. Ödeme takvimi ile hizmet takvimi örtüşüyor mu?

Kapora oranı ve ödeme tarihleri, acentenin kendi ödeme yükümlülükleriyle ilişkili olmalı. Programdan çok önce yüksek oranlı peşin ödeme isteyen bir yapı, size değil acenteye nakit akışı sağlıyor demektir.

Kontrol edin: son ödeme tarihi program öncesi mi sonrası mı? Kurumsal satın alma süreçlerinizde ödeme vadesi kaç gün ve bu sözleşmeye yansımış mı?

9. Fatura ve evrak eki tanımlı mı?

Faturanın hangi tüzel kişilik adına kesileceği, satınalma sipariş numarasının nereye yazılacağı, KDV'nin ayrı satırda gösterilip gösterilmeyeceği — bunlar fatura kesildikten sonra düzeltilmesi zor, öncesinde belirtilmesi kolay konulardır.

Ayrıca sözleşme ekinde acenteninişletme belgesi ve TÜRSAB üyelik bilgisininyer aldığından emin olun. Belgedeki tüzel kişilik ile faturadaki tüzel kişilik aynı olmalı; farklıysa nedenini sorun.

İmzadan önceki son kontrol

Sözleşmeyi imzalamadan önce tek bir soruyu kendinize sorun:program iki hafta kala iptal olsaydı, bu belgeye bakarak ne olacağını söyleyebilir miyim?

Cevap evet ise sözleşme işini yapıyor demektir. Hayır ise eksik olan madde yukarıdaki dokuzdan biridir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki görüş yerine geçmez. Sözleşme metinleri kurumunuzun hukuk birimi tarafından değerlendirilmelidir.