Kurumsal seyahat, bir şirketin iş amacıyla yaptığı tüm yolculukların genel adıdır; ama iki farklı ihtiyacı kapsar. Birincisi tek tek çalışanların iş seyahatidir: bir satış temsilcisinin uçak bileti ya da bir yöneticinin otel rezervasyonu. İkincisi grup halindeki kurumsal seyahattir: 20 kişilik bir yönetim ekibinin yurtdışı toplantısı, 150 kişilik bayi buluşması, bir departmanın konaklamalı ekip programı. Kurumsal Geziler her iki alanda hizmet verir; grup seyahatlerinde uzmanlaşmıştır. Bu sayfa grup halindeki kurumsal seyahatlerde hangi hizmetleri sunduğumuzu, kurumsal konaklamanın nasıl yönetildiğini ve seyahatin iş tarafının (sözleşme, fatura, raporlama) nasıl işlediğini anlatıyor. Yurtdışı iş seyahatlerinde yönetici ve heyet biletlemesi, otel, transfer, araç kiralama, toplantı salonu ve tercüman hizmetlerinin ayrıntıları yurtdışı kurumsal seyahat sayfasında.
Kurumsal seyahat hizmetleri neleri kapsar?
- Ulaşım: Grup uçuş bloğu, charter, şehirlerarası otobüs ve havalimanı transferleri. Uçuş bloğunda isim değişikliği ve son isim listesi tarihi sözleşmede yazılıdır.
- Kurumsal konaklama: Otel oda bloğu, rooming list yönetimi, erken giriş ve geç çıkış talepleri.
- Toplantı ve etkinlik: Salon, teknik ekipman, simultane çeviri, kayıt masası ve ikram.
- Program içeriği: Şehir turu, şirket ziyareti, akşam yemeği ve sosyal program.
- Vize ve belgeler: Yurtdışı programlarda davet mektubu, randevu takibi ve belge kontrol listesi.
- Güvence: Seyahat sigortası, 7/24 ulaşılabilir operasyon hattı ve sahada koordinatör.
Kurumsal konaklama ve otel seçimi nasıl yapılır?
Kurumsal otel seçiminde üç kriter belirleyicidir: konum (toplantı yerine ya da havalimanına uzaklık), toplantı altyapısı ve oda bloğunun esnekliği. Otel bloğu sözleşmesinde "attrition" oranı, yani kullanılmayan oda için ödenecek bedel ile son oda listesi tarihi mutlaka yazılı olmalıdır. Grup konaklamalarında tek kişilik oda oranı bütçeyi en çok etkileyen kalemdir; bu oran yöneticiler ve çalışanlar için ayrı politikalarla belirlenebilir. Toplantılı konaklamalarda salon ve oda aynı otelden alındığında paket fiyat avantajı oluşur, ama bazı durumlarda organizasyon şirketi üzerinden ayrı kurgu daha esnektir; iki seçeneğin karşılaştırması otel toplantı paketi mi organizasyon şirketi mi yazısında. Salon ve otel seçimi için kontrol listesi ise toplantı oteli seçim rehberinde.
Hangi kurumsal seyahat türlerini düzenliyoruz?
Toplantı ve yönetim seyahatleri
Yönetim kurulu toplantıları, strateji oturumları ve bölge toplantıları. Sapanca kurumsal toplantı İstanbul'a yakın, günübirlik ya da bir gecelik formatta; Kıbrıs kurumsal toplantı uçuş ve konaklama dahil yönetici programı olarak kurgulanır. Daha uzun ve odaklı çalışma için kurumsal retreat kampı kullanılır.
Yurtdışı iş ve inceleme gezileri
Sektör ziyareti, benchmark ve öğrenme odaklı programlar: Londra finans, Amsterdam inovasyon, Singapur teknoloji ve Paris networking gezileri. Fuar ziyareti için fuar takvimine bakabilirsiniz.
Ödül ve ekip seyahatleri
Incentive programları, yıl sonu motivasyon programı ve Kapadokya gibi konaklamalı ekip gezileri. Bu tür seyahatlerin planlama mantığı şirket gezisi organizasyonu sayfasında ayrıntılı anlatılır.
Kurumsal seyahat çözümü seçerken neye bakılmalı?
Grup seyahatinde en sık yaşanan sorun, uçuş, otel ve programın farklı tedarikçilerden alınması ve bir aksaklıkta sorumluluğun dağılmasıdır. Bu yüzden tek sözleşme, tek fatura ve tek operasyon hattı ilk kriterdir. İkinci kriter belgedir: paket program satan firmanın TÜRSAB belgeli seyahat acentası olması yasal zorunluluktur (Kurumsal Geziler: TÜRSAB 12558). Üçüncü kriter raporlamadır: katılım listesi, bütçe gerçekleşmesi ve seyahat sonrası değerlendirme. Sürdürülebilirlik raporu hazırlayan şirketler için seyahatin karbon etkisi de ayrıca raporlanabilir; bu konuda ESG raporlama rehberine bakabilirsiniz.
Seyahat politikası ve onay süreci nasıl işler?
Teklif, şirketinizin seyahat politikasına göre hazırlanır: uçuş sınıfı, otel yıldızı, tek kişilik oda hakkı ve harcırah kuralları ilk görüşmede alınır. Satın alma sürecinde gerekli olan tedarikçi formu, vergi levhası, TÜRSAB belgesi ve sigorta poliçesi talep üzerine paylaşılır. Onaydan sonra katılımcı bilgileri güvenli bir kayıt formuyla toplanır; kişisel veriler yalnızca seyahatin gerektirdiği tedarikçilerle paylaşılır.
Teklif süreci nasıl işler?
İlk görüşmede tarih, katılımcı sayısı, kalkış şehirleri, seyahatin amacı ve politika kuralları netleştirilir. Kalemleri ayrıştırılmış teklif iletilir; onaydan sonra uçuş ve otel blokları opsiyonlanır, isim listesi ve hareket planı bizim tarafımızdan yönetilir. Seyahat boyunca operasyon hattı açıktır; dönüşte katılım ve bütçe raporu paylaşılır. Talebinizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz.
