Şirket gezisi, bir firmanın çalışanlarını ya da belirli bir ekibini iş dışındaki bir ortamda bir araya getirmek için düzenlediği, ulaşımı, programı ve konaklaması şirket tarafından karşılanan gruptur. Aynı ihtiyaç "firma gezisi", "personel gezisi" ya da "şirket turu" adıyla da aranır; hepsinde ortak nokta, planlamanın bir tatil gibi değil bir iş projesi gibi yürümesidir: katılımcı listesi, bütçe onayı, sözleşme, fatura ve raporlama. Bu sayfada şirket gezilerini hangi formatlarda kurguladığımızı, kişi sayısına ve bütçeye göre neyin değiştiğini, planlamanın kaç hafta sürdüğünü ve teklifin nasıl hazırlandığını anlatıyoruz. Kurumsal Geziler 2015'ten bu yana TÜRSAB 12558 belgesiyle şirketlere grup programı düzenliyor.
Şirket gezisi hangi formatlarda düzenlenir?
Günübirlik şirket gezisi
Sabah hareket edip akşam dönülen, ulaşım yükü düşük programlardır. İstanbul'da Boğaz'da kurumsal tekne gezisi ya da Adalar gezisi, Marmara'da Sapanca rafting programı ve Bursa gezisi en sık seçilenlerdir. İlk kez şirket gezisi düzenleyen firmalar için doğru başlangıç noktasıdır: bütçe öngörülebilir, katılım oranı yüksektir.
Konaklamalı yurt içi gezi
Bir ya da iki gecelik programlar, ekibin gerçekten birbirini tanıdığı formattır. Kapadokya, Gaziantep gastronomi rotası ve Efes uçakla ulaşılan, kültür ve deneyim ağırlıklı seçeneklerdir. Program bir toplantı ya da yıl değerlendirmesi oturumuyla birleştirilebilir; yıl sonu motivasyon programı bu kurgunun hazır örneğidir.
Yurtdışı şirket gezisi
Ödül, bayi buluşması ya da yönetici programı için kullanılır. Vize, uçuş bloğu ve döviz planı eklendiği için planlama süresi uzar. Prag ekip programı gibi Avrupa rotaları 3-4 gecede tamamlanır. Yurtdışı ödül programları için yurtdışı incentive turları sayfasına bakabilirsiniz.
Şirket gezisi ile incentive programı arasındaki fark nedir?
Şirket gezisine genellikle ekibin tamamı ya da bir departman katılır; amaç bir araya gelmek ve teşekkür etmektir. Incentive programında ise katılım bir hedefe bağlıdır: satış kotasını tutturan ya da belirlenen kriteri geçen çalışanlar kazanır. Bu fark bütçeyi, destinasyonu ve iletişimi değiştirir. Hedefe bağlı ödül programı arıyorsanız incentive seyahatleri sayfası daha uygun başlangıç noktasıdır; ekibin birlikte çalışma biçimini değiştirmek istiyorsanız team building organizasyonu ayrı bir üründür.
Kişi sayısı şirket gezisini nasıl değiştirir?
- 10-40 kişi: Tek otobüs ya da minibüs, tek rehber. Butik otel, restoran ve atölye seçenekleri açıktır; program en esnek bu aralıktadır.
- 40-150 kişi: Birden fazla araç, grup başına rehber ve saha koordinatörü gerekir. Müze ve tekne gibi kapasiteli mekânlarda grup bölünerek saat bazlı hareket planı yapılır.
- 150-500 kişi: Otel bloğu, uçuş bloğu ya da charter, kayıt masası ve bölgesel toplanma noktaları devreye girer. Tarihin en az 12 hafta önce bağlanması gerekir.
Şirket gezisinin bütçesi nasıl oluşur?
Bütçe beş ana kalemden oluşur: ulaşım, konaklama, yemek, program içeriği (rehber, giriş ücretleri, atölye, tekne) ve organizasyon hizmeti. Teklifimizde bu kalemler ayrı satırlarda gösterilir; böylece satın alma ekibi farklı teklifleri kalem bazında karşılaştırabilir. Kişi başı maliyeti en çok etkileyen üç karar tarih (sezon içi / dışı), konaklama standardı ve ulaşım biçimidir. Bütçeyi baştan belirlemek isteyen ekipler için ekonomik, standart ve premium program sayfaları aynı rotaları farklı standartlarda gösterir. Kalem kalem bütçe mantığı için kurumsal gezi bütçesi rehberine bakabilirsiniz.
Şirket gezisi ne kadar önce planlanmalı?
Günübirlik gezi için 3-4 hafta, konaklamalı yurt içi gezi için 6-8 hafta, yurtdışı gezi için 10-14 hafta planlama süresi öneriyoruz. Mayıs-haziran ve eylül-ekim şirket gezilerinin en yoğun olduğu dönemlerdir; bu aylarda otel ve tekne kapasitesi erken dolar. Sürenin önemli bölümü şirket içindeki onay ve katılımcı listesinin netleşmesine gider; bu yüzden tarih ve bütçe aralığı belli olduğunda ilk görüşmeyi yapmak zaman kazandırır.
Teklif süreci nasıl işler?
İlk görüşmede tarih aralığı, tahmini kişi sayısı, kalkış şehri, gezinin amacı ve bütçe aralığı netleştirilir. Bu bilgilerle iki ya da üç rota alternatifi ve kalemleri ayrıştırılmış teklif hazırlanır. Onaydan sonra katılımcı kayıt formu, oda listesi ve hareket planı bizim tarafımızdan yönetilir; gezi günü sahada koordinatör bulunur. Program tek sözleşme ve tek faturayla kapatılır, dönüşte katılım ve bütçe raporu paylaşılır. Talebinizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz; önceki programlardan örnekler için vaka analizlerine göz atabilirsiniz.
Yurtdışı gezilerde uçuş, otel, transfer, toplantı salonu ve tercüman kalemlerinin nasıl yönetildiği yurtdışı kurumsal seyahat sayfasında anlatılır.
