Müşterilerimizin adını yayımlamıyoruz. Bu anlatım sektör, ekip ölçeği ve program kurgusu üzerinden aktarılmıştır; kurumu tanımlayacak ayrıntı içermez.
Yıllık satış hedefini tutturan bölge ekipleri için kurgulanan üç günlük incentive programı. Asıl mesele destinasyon değil, kimin hak ettiğinin ekip içinde tartışmasız görünmesiydi.
Kurumun önündeki sorun neydi?
Kurum, yıllık satış hedefini aşan bölge ekiplerini ödüllendirmek istiyordu. Önceki yıl aynı amaçla düzenlenen program, katılımcıların bir bölümü tarafından "olağan bir şirket gezisi" olarak algılanmış ve ödül niteliği kaybolmuştu. İnsan kaynakları tarafının tarif ettiği asıl sorun destinasyon seçimi değildi: hak edenle etmeyen arasındaki farkın programın kendisinden okunamamasıydı.
İkinci kısıt takvimdi. Satış hedefleri çeyrek kapanışında netleşiyordu; kesin katılımcı listesi programdan yalnızca üç hafta önce oluşacaktı. Konaklama ve uçuş bloklarının bu belirsizlikle planlanması gerekiyordu.
Program nasıl kurgulandı?
Ödül niteliğini görünür kılan şey bütçe değil kurgudur. Programın üç noktasında bunu taşıyan tasarım kararları alındı:
- Karşılama ayrımı: Havalimanı karşılamasından itibaren katılımcılar isimleriyle karşılandı; grup taşımacılığı hissi veren toplu yönlendirme kullanılmadı.
- Tek bir protokol anı: Ödül takdimi ayrı bir "tören" bölümüne sıkıştırılmadı; ilk akşam yemeğinin açılışına yerleştirildi ve 18 dakikayla sınırlandı. Uzun protokol, ödül programını toplantıya çevirir.
- Serbest zamanın korunması: Üç günün tamamı doldurulmadı. İkinci gün öğleden sonrası tamamen programsız bırakıldı. Katılımcı geri bildirimlerinde en yüksek puanı genellikle bu bölüm alır.
Belirsiz katılımcı listesi nasıl yönetildi?
Konaklama, üç haftalık belirsizliği karşılayacak biçimde iki katmanlı blokedildi: çekirdek kapasite kesin, ek kapasite opsiyonlu. Uçuş tarafında grup bileti yerine esnek tarihli bireysel biletleme tercih edildi. Bu, birim maliyeti bir miktar yükseltir ama son dakika değişikliklerinde ceza bedeli doğurmaz — 100 kişilik bir grupta ikinci kalem çoğunlukla daha büyüktür.
Sonuç ne oldu?
Hak eden 104 kişiden 100'ü programa katıldı; kurumun kendi ölçümüne göre katılım oranı %96 oldu. Katılmayan dört kişinin gerekçesi programla ilgili değildi.
Program sonrası kurum içi ankette öne çıkan iki başlık: karşılamanın kişiselliği ve serbest zamanın varlığı. Önceki yılın en sık eleştirisi olan "her dakikanın dolu olması" bu kez geri bildirimlerde yer almadı.
Kurum, ertesi yılın programını aynı kurguyla ve daha erken bir planlama takvimiyle tekrarlamaya karar verdi.
Bu vakadan çıkan genel ders nedir?
Incentive programlarında ödül hissini kuran şey destinasyonun pahalılığı değil, katılımcının kendisini seçilmiş hissettiği anlardır. Bu anlar programın üç-dört noktasına bilinçli yerleştirilebilir ve bütçeyi belirgin biçimde artırmaz.