Müşterilerimizin adını yayımlamıyoruz. Bu anlatım sektör, ekip ölçeği ve program kurgusu üzerinden aktarılmıştır; kurumu tanımlayacak ayrıntı içermez.
Üretim hattı durmadan, üç vardiyanın tamamına ulaşan tek günlük organizasyon. Kısıt bütçe değil, hattın hiç durmamasıydı.
Kurumun önündeki sorun neydi?
Üretim tesisi üç vardiya çalışıyordu ve hattın durdurulması söz konusu değildi. Kurum, yıl sonunda tüm çalışanlara ulaşan bir motivasyon etkinliği yapmak istiyordu; ancak daha önce denenen "tek büyük etkinlik" modelinde yalnızca gündüz vardiyası katılabilmiş, gece vardiyası tamamen dışarıda kalmıştı.
İnsan kaynakları tarafının aktardığı ikinci sorun daha incelikliydi: dışarıda kalan vardiya, etkinliğin kendisinden daha olumsuz bir etki üretmişti. Herkese ulaşmayan bir motivasyon programı, ulaşmadığı grupta ters çalışır.
Program nasıl kurgulandı?
Tek etkinlik yerine, aynı gün içinde üç kez tekrarlanan özdeş bir oturum tasarlandı. Her vardiyanın devir saatine denk gelecek şekilde konumlandırıldı; böylece katılım mesai dışında ek bir yük oluşturmadı.
- Oturum süresi 75 dakika ile sınırlandı. Vardiya devri penceresi dar olduğu için bu süre sözleşmeye yazıldı ve her oturumda birebir uygulandı.
- Üç oturum da aynı içeriği taşıdı. Yönetim konuşması dahil hiçbir bölüm bir vardiyaya özel tutulmadı; eşitlik programın tasarım ilkesiydi.
- Mekân tesis içinde kuruldu. Şehir dışı bir mekân, ulaşım nedeniyle gece vardiyasını yeniden dışarıda bırakırdı.
Gece vardiyası için ne değişti?
Hiçbir şey — kasıtlı olarak. Gece oturumu 03.30'da, gündüzküyle aynı ikram, aynı kurulum ve aynı konuşmacı kadrosuyla yapıldı. Ekip için belirleyici olan etkinliğin içeriği değil, kendilerine gündüz vardiyasıyla aynı programın sunulmuş olmasıydı.
Sonuç ne oldu?
Üç oturumla yaklaşık 400 çalışanın tamamına ulaşıldı. Üretim hattında planlı ya da plansız duruş yaşanmadı.
Kurumun etkinlik sonrası yaptığı iç değerlendirmede en çok tekrarlanan geri bildirim, gece vardiyasının da aynı programa dâhil edilmiş olmasıydı. Kurum bu formatı yıllık takvime aldı.
Bu vakadan çıkan genel ders nedir?
Vardiyalı kurumlarda etkinliğin ölçeğini büyütmek çözüm değildir; tekrarlanabilir küçük oturum, ulaşılamayan grup bırakmadığı için daha etkilidir. Planlama sorusu "kaç kişilik bir salon gerekir" değil, "kaç kez tekrarlanmalı" olmalıdır.