IMEX Frankfurt

IMEX Frankfurt, toplantı, teşvik, kongre ve kurumsal etkinlik (MICE) sektörünün Avrupa'daki ana buluşmasıdır ve IMEX Group tarafından her yıl mayıs ayında Messe Frankfurt'ta düzenlenir. 2027 edisyonunun fuar günleri 11-13 Mayıs 2027 (salı-perşembe); organizatör, fuardan bir gün önce, 10 Mayıs pazartesi günü uzmanlık eğitimine ayrılmış bir program da düzenler. Fuar; ulusal turizm ve kongre büroları, otel grupları, kongre merkezleri, DMC'ler, etkinlik teknolojisi sağlayıcıları ve havayollarını, dünyanın dört bir yanından gelen kurumsal etkinlik planlayıcıları ve ajanslarla bir araya getirir.

IMEX'in diğer turizm fuarlarından farkı, görüşmenin satış hedefinden çok somut bir etkinlik talebine dayanmasıdır: alıcılar fuara önümüzdeki yıllarda düzenleyecekleri toplantı, kongre ve teşvik gezileri için mekân ve destinasyon aramaya gelir. Türkiye, İstanbul, Antalya, İzmir ve Kapadokya gibi destinasyonlarla kongre ve teşvik pazarında güçlü bir adaydır; Türk kongre merkezleri, otel grupları ve DMC'ler için IMEX, Avrupa kurumsal etkinlik planlayıcılarına teklif sunmanın en yoğun haftasıdır.

Frankfurt lojistiği iki başlıkta planlanır. Birincisi vize: Almanya Schengen bölgesindedir ve Türk vatandaşları için vize gerekir; katılımcı listesi fuardan en az 12 hafta önce kesinleştirilmeli, randevu takvimi buna göre kurulmalıdır, vize kararı konsolosluğa aittir. İkincisi konaklama: Messe Frankfurt şehir merkezine yakındır ve tramvay, S-Bahn ve U-Bahn bağlantılarıyla ulaşılır; ancak fuar haftasında merkez oteller hızla dolduğundan blok erken bağlanır, gerekirse havalimanı bölgesi ya da Offenbach alternatif olarak değerlendirilir.

Hazırlık aşamasının merkezinde IMEX'in hosted buyer programı vardır. Organizatör, uluslararası etkinlik bütçesi üzerinde karar ya da etki yetkisi olan planlayıcıları belirli kriterlere göre programa kabul eder; hangi alıcının programa alınacağına organizatör karar verir. Programdaki alıcılar görüşmelerini fuarın çevrim içi randevu sistemi üzerinden önceden planlar. Türk katılımcılar bu sistemde hedef alıcılara randevu talepleri gönderir; görüşmenin gerçekleşmesi karşı tarafın onayına bağlıdır. Talep gönderiminden önce mekân kapasiteleri, toplantı salonu ölçüleri ve örnek teşvik programları tek bir sunum dosyasında toplanır.

Bu fuara neden katılmalı?

Kongre ve teşvik pazarına hizmet veren Türk şirketleri için IMEX, Avrupa ve uzak pazar etkinlik planlayıcılarıyla yüz yüze görüşmenin en yoğun platformudur. Bir yıl boyunca e-posta trafiğiyle ilerleyen teklif süreçleri, fuarda yapılan yarım saatlik görüşmeyle somut bir talep listesine dönüşebilir.

• Kurumsal etkinlik talebi: Avrupa şirketlerinin toplantı ve teşvik gezisi planlayıcılarıyla gelecek dönem etkinlikleri için randevulu görüşme.
• Kongre adaylığı: Dernek ve kongre organizatörleriyle uluslararası kongrelerin Türkiye'ye çekilmesi üzerine ön görüşme.
• Ajans ilişkileri: Etkinlik ve teşvik ajanslarıyla yerel DMC iş birliği ve hizmet kapsamı görüşmeleri.
• Sektör bilgisi: Eğitim programında etkinlik teknolojisi, sürdürülebilir etkinlik yönetimi ve planlayıcı beklentilerindeki değişimi izleme.

Fuar akşamlarında düzenlenen sektör resepsiyonları ve destinasyon sunumları, randevu dışında kalan planlayıcılarla temas için programa isteğe bağlı olarak eklenir.

Kimler katılıyor?

IMEX'e Türkiye'den katılan heyetler; kongre merkezleri ve otel gruplarının MICE satış yöneticileri, DMC'lerin ve teşvik organizasyon şirketlerinin satış ekipleri, kongre organizatörleri (PCO), destinasyon tanıtım ve kongre bürolarının temsilcileri ile etkinlik teknolojisi şirketlerinden oluşur. Heyetler genellikle 2-6 kişidir; destinasyon kuruluşlarıyla birlikte kurulan programlarda 15-30 kişilik gruplar oluşur.

IMEX'te alıcıyla görüşme süresi kısadır ve planlayıcılar somut bilgi bekler: salon kapasiteleri, oda sayıları, havalimanı bağlantıları, örnek program akışı ve referans etkinlikler. Bu nedenle program, sunum materyali hazır olan şirketler için en yüksek verimi verir. Teklif aşamasında şirketin hangi etkinlik segmentine (kurumsal toplantı, teşvik, kongre) odaklandığı konuşulur ve hedef alıcı listesi bu segmente göre hazırlanır.

Heyet fuar alanında görev bazlı ayrılır: satış yöneticileri randevu takvimini yürütür, pazarlama ekibi eğitim oturumlarını ve rakip destinasyon standlarını izler. Messe Frankfurt'ta salonlar arası mesafe uzun olduğundan randevu takvimi salon yerleşimine göre sıralanır.

IMEX'e ilk kez katılacak şirketler için hazırlık toplantısı fuardan iki ay önce yapılır: hedef pazarlar, alıcı segmenti ve görüşme mesajı netleştirilir, randevu sistemi açıldığında taleplerin hangi sırayla gönderileceği belirlenir. Fuar sonrası takip e-postaları da bu toplantıda hazırlanan şablonla ilk hafta içinde gönderilir; böylece görüşmede konuşulan etkinlik talepleri teklif sürecine hızla taşınır.

Gezi programı nasıl kurgulanır?

IMEX programı 4 gece 5 gün olarak kurgulanır: İstanbul'dan Frankfurt'a doğrudan uçuş, Messe Frankfurt'a toplu taşımayla kısa mesafedeki otelde blok konaklama, havalimanı transferleri ve toplu kayıt. Kayıt ve giriş koşullarını organizatör belirler; bu kalem teklifte ayrı satırda gösterilir. Stant ya da ortak alan ihtiyacı olan katılımcılar için tasarım ve kurulum çözüm ortaklarımızla planlanır.

• 1. gün (10 Mayıs, pazartesi): Sabah uçuşu, otele yerleşme; öğleden sonra eğitim programı oturumları, akşam randevu takviminin son kontrolü.
• 2. gün (11 Mayıs): Açılış günü; randevulu planlayıcı görüşmeleri ve rakip destinasyon taraması.
• 3. gün (12 Mayıs): Randevular ve ajans görüşmeleri; akşam sektör resepsiyonu ya da destinasyon sunumu.
• 4. gün (13 Mayıs): Son gün görüşmeleri ve takip notları; akşam heyet değerlendirmesi.
• 5. gün: Dönüş uçuşu.

Teklif süreci tarih, kişi sayısı ve konaklama standardının paylaşılmasıyla başlar; kalemleri ayrıştırılmış teklif aynı iş günü içinde iletilir. Schengen vizesi ve Frankfurt otel bloğu için karar süresi fuardan 12 hafta öncedir. Fuar ziyareti ikili görüşme programı ya da meslek kuruluşu toplantısıyla birleştirildiğinde KOSGEB yurt dışı iş gezisi desteği kapsamına girebilir.

Program sonunda görüşülen planlayıcıların listesi, talep notları ve bütçe kırılımını içeren rapor iki hafta içinde teslim edilir; rapor, gelecek teklif dönemleri için takip listesi olarak kullanılır.