Müşterilerimizin adını yayımlamıyoruz. Bu anlatım sektör, ekip ölçeği ve program kurgusu üzerinden aktarılmıştır; kurumu tanımlayacak ayrıntı içermez.
Yönetici ekibinin yıllık strateji çalışması için kurgulanan retreat. Belirleyici karar, ekibin işle bağlantısının gerçekten kesilmesiydi.
Kurumun önündeki sorun neydi?
Yönetici ekibi her yıl iki günlük bir strateji çalışması yapıyordu; ancak çalışma şehir içinde, ofise 20 dakika mesafede bir otelde gerçekleşiyordu. Katılımcıların önemli bölümü aralarda ofise dönüyor, telefon trafiği devam ediyordu.
Genel müdürün tarifi şuydu: "İki gün ayırıyoruz ama fiilen dört saat düşünebiliyoruz." Sorun gündemin yoğunluğu değil, ekibin operasyondan kopamamasıydı.
Program nasıl kurgulandı?
Retreat'in işe yaraması için mesafenin fiziksel olması gerekiyordu. Lokasyon, şehre günübirlik dönüşü pratik olarak imkânsız kılacak biçimde seçildi.
- Dijital detoks bir kural olarak uygulandı. Çalışma oturumları sırasında telefonlar toplandı; acil durumlar için tek bir irtibat kanalı tanımlandı ve ofise duyuruldu. Kural duyurulmazsa uygulanamaz.
- Oturumlar 90 dakikayla sınırlandı ve aralar 45 dakika tutuldu. Uzun aralar kayıp zaman değildir; karar tartışmalarının asıl olgunlaştığı yer çoğu zaman oturum dışıdır.
- Günde en fazla iki oturum planlandı. Üçüncü oturumun verimi düşer ve ekip gündemi tamamlamak için kalitesinden ödün verir.
Vekâlet düzeni nasıl kuruldu?
Programın en kritik hazırlığı lokasyon değil, üç gün boyunca operasyonu yürütecek vekâlet düzeniydi. Her yöneticinin yerine bakacak kişi ve karar yetkisi programdan iki hafta önce yazılı olarak tanımlandı. Bu yapılmadığında dijital detoks kuralı ilk yarım günde çöker.
Sonuç ne oldu?
Üç gün içinde dört çalışma oturumu tamamlandı ve yıllık strateji belgesi programın son gününde taslak hâlinde çıktı. Önceki yıllarda bu belge retreat'ten haftalar sonra tamamlanıyordu.
Genel müdürün değerlendirmesinde öne çıkan nokta oturum sayısının azlığına rağmen çıktının daha net olmasıydı. Ekip aynı formatı ertesi yıl için takvime aldı.
Bu vakadan çıkan genel ders nedir?
Retreat programlarında belirleyici değişken gündem değil kopuştur. Ofise dönülebilecek bir mesafede kurulan retreat, retreat değil uzun bir toplantıdır.