Kurumsal etkinlik, bir şirketin çalışanlarını, bayilerini, müşterilerini ya da iş ortaklarını belirli bir amaçla bir araya getirdiği planlı organizasyondur: yıl sonu gecesi, gala yemeği, ürün lansmanı, şirket yıldönümü, motivasyon etkinliği, team building, piknik ya da ödül töreni. "Şirket etkinliği" ve "firma etkinliği" aynı ihtiyacın farklı adlarıdır; hepsinde ortak nokta, etkinliğin bir iş projesi gibi yürümesidir: hedef, bütçe onayı, katılımcı listesi, sözleşme, fatura ve raporlama. Kurumsal Geziler 2015'ten bu yana TÜRSAB 12558 belgesiyle kurumsal etkinlikleri mekân, ikram, sahne, ulaşım ve sahada koordinasyonla birlikte tek sözleşmede yönetiyor. Bu sayfa hangi kurumsal etkinliği hangi amaçla düzenlediğimizi, kişi sayısına göre neyin değiştiğini ve bir etkinlik firması seçerken neye bakmanız gerektiğini anlatıyor. Fikir arıyorsanız 40 örneği amaca göre sıralayan şirket etkinlik fikirleri rehberiyle başlayabilirsiniz.
Kurumsal etkinlik türleri nelerdir?
- Yıl sonu ve yılbaşı etkinlikleri: Yıl sonu yemeği, personel gecesi, ödül gecesi ve gala. Ayrıntılar yıl sonu ve yılbaşı kurumsal etkinlikleri sayfasında.
- Motivasyon etkinlikleri: Ofis içi atölyeler, tanınma etkinlikleri, ödül gezileri ve motivasyon kampları; tüm formatlar motivasyon etkinlikleri sayfasında.
- Team building: Ekip bağını ve iletişimi hedefleyen outdoor, atölye ve görev tabanlı programlar; team building organizasyonu.
- Bayi ve iş ortağı buluşmaları: Toplantı, sunum ve ödül töreni birleşik programlar; bayi toplantısı organizasyonu.
- Lansman, yıldönümü ve açılış etkinlikleri: Sahne akışı, davet ve kayıt yönetimi, basın ve konuk ağırlaması.
- Aile katılımlı etkinlikler: Şirket pikniği, yaz şenliği ve aile günü, 23 Nisan etkinlikleri.
- Özel gün etkinlikleri: 8 Mart, 23 Nisan, 29 Ekim ve 10 Kasım programları; tarihleri ve son teklif günleri 2027 kurumsal etkinlik takviminde.
Hangi kurumsal etkinlik hangi amaca uyar?
Teşekkür ve tanınma
Yoğun bir dönemin sonunda teşekkür etmek ya da başarıyı görünür kılmak için kullanılır. Ofis içi motivasyon etkinliği ulaşım ve mekân kalemi olmadan 90-180 dakikada uygulanır; hedefi aşan ekipler için şirket içi ödül gezisi aynı mesajı daha güçlü verir.
Kutlama ve yıl kapanışı
Personel gecesi organizasyonu yemek, ödül töreni ve eğlence bölümünü tek akşamda birleştirir. Yıl sonu kurumsal etkinlikleri için mekânlar eylül-ekim aylarında dolmaya başlar.
Ekip bağı ve iletişim
Departmanlar arası kopukluk, yeni kurulan ekipler ya da birleşme sonrası uyum için departmanlar arası iletişim kampı kullanılır. Hibrit çalışan firmalar için hibrit ekip buluşması ofisteki ve uzaktaki çalışanları aynı etkinlikte birleştirir.
Deneyim ve atölye
Çikolata, kahve, seramik ve resim atölyeleri yarım günde tamamlanır ve mevsimden bağımsızdır. Akşam için gün batımı yelken programı gibi kısa deneyimler de kurumsal etkinlik takvimine eklenebilir.
Kurumsal etkinlik firması seçerken neye bakmalı?
- Tek muhatap ve tek sözleşme: Mekân, ikram, sahne, ulaşım ve eğitmen ayrı ayrı sözleşmeye bağlanırsa aksaklık anında sorumluluk dağılır.
- Kalemleri ayrıştırılmış teklif: "Kişi başı toplam" tek satır teklifler karşılaştırılamaz. Mekân, yemek, teknik, içerik ve hizmet bedeli ayrı satırda görülmelidir.
- Belge ve sigorta: Ulaşım ve konaklama içeren etkinliklerde seyahat acentası belgesi (TÜRSAB) ve etkinlik sigortası sorulmalıdır.
- Sahada koordinatör: Etkinlik günü firmanın kendi koordinatörünün alanda olup olmadığı teklif aşamasında netleştirilmelidir.
- Yağış ve iptal senaryosu: Açık alan etkinliklerinde kapalı alan alternatifi ve iptal koşulları sözleşmede yazılı olmalıdır.
Teklifleri karşılaştırmak için teklif değerlendirme rehberine bakabilirsiniz.
Kişi sayısına göre kurumsal etkinlik nasıl kurgulanır?
- 15-50 kişi: Tek atölye, tek alan. Ofis içinde ya da butik bir mekânda en yüksek etkileşim bu aralıkta sağlanır.
- 50-200 kişi: Paralel istasyonlar, rotasyonlu akış ve kayıt masası. Restoran, tekne veya otel salonu uygun mekânlardır.
- 200-1000 kişi: Alan krokisi, sahne programı, bölgesel servis planı ve genişletilmiş saha ekibi. Personel gecesi, yaz şenliği ve piknik bu ölçekte en sık düzenlenen formatlardır.
Şehirlere göre kurumsal etkinlikler
Etkinlik alanı ve tedarikçi ağı şehre göre değişir. İstanbul'da şirket etkinlikleri Boğaz, Adalar ve tarihi yarımada ekseninde; Ankara'da şirket etkinlikleri kültür rotaları ve Abant-Yedigöller hattında; Bursa'da şirket etkinlikleri ise Uludağ, Cumalıkızık ve Sapanca çevresinde kurgulanır. Etkinliği yurtdışında yapmak isteyen firmalar için yurtdışı toplantı organizasyonu sayfasına bakabilirsiniz.
Teklif için hangi bilgiler gerekiyor?
Tarih aralığı, tahmini katılımcı sayısı, şehir, etkinliğin amacı (teşekkür, kutlama, ekip bağı, lansman, aile katılımı) ve etkinliğin ofis içinde mi dışında mı yapılacağı. Bu beş bilgiyle iki ya da üç format önerisi ve kalemleri ayrıştırılmış teklif hazırlanır; talebinizi teklif formu üzerinden iletebilirsiniz. Program tek sözleşme ve tek faturayla kapatılır.
